10 Communicatie Tips
Communiceren kun je leren
Monique Göttgens
Communiceren, we doen het iedere dag en toch loopt het niet altijd even vlot. Bijvoorbeeld als we een moeilijk gesprek moeten voeren of als we vol zijn van emoties. Daarom in dit artikel 10 communicatie tips, die het communiceren makkelijker maken. Wees niet te streng voor jezelf en begin eens met te focussen op 3 of 4 tips. Dat gaat al een wereld van verschil maken. Je zult ook merken dat het toevoegen van nog meer tips dan een stuk makkelijker wordt, want ze liggen in elkaars verlengde. Dus ga ermee aan de slag, oefening baart kunst!
Hier komen ze.
Communicatie tips – nr 1 : Stel open vragen
Door het stellen van een open vraag nodig je de ander uit om jou een uitvoerig antwoord te geven. Daarbij kan de medewerker al zijn kennis en ervaringen in het antwoord stoppen. Open vragen zijn de zogenaamde objectieve vragen, je stuurt namelijk niet naar het antwoord. Daarmee zorg je er ook voor dat je medewerker gaat nadenken en creativiteit inzet.
Je stelt een open vraag door de zin te starten met hoe, wat, welke, wanneer, waar etc. Probeer de “waarom” vraag te vermijden, daar schuilt vaak onbedoeld een negatief oordeel in.
Communicatie tips – nr 2: Neem LSD
Luisteren, samenvatten, doorvragen
Vraag een communicatie trainer naar een tip en vaak is één van de eerste die ze noemen de LSD. Het is heel belangrijk om echt te luisteren naar je medewerker. Dus hoor niet wat jij wilt horen, maar luister naar wat er echt wordt gezegd. Om jezelf hierin te trainen helpt om samen te vatten wat de ander heeft gezegd. Mogelijke interpretaties kun je dan direct checken. De manier om dieper op het onderwerp in te gaan is door het stellen van vervolgvragen oftewel doorvragen. Daarvoor gebruik je natuurlijk de eerste tip die we gegeven hebben, het stellen van open vragen.
Communicatie tips – nr 3: Let op de non verbale communicatie
Alles wat je niet zegt maar wel degelijk invloed heeft op het gesprek zoals je gezichtsuitdrukking, oogcontact, stemvolume, toonhoogte, gebaren en lichaamshouding noemen we de non verbale communicatie. Misschien herken je het wel, dat je iemand iets hoort zeggen maar dat de non verbale communicatie iets anders lijkt te zeggen. Wat doe je dan? Benoem wat je waarneemt en stel er dan een open vraag over. Ga dus niet zelf interpreteren! Non verbale signalen zijn vaak veel sterker dan verbale, omdat ze moeilijker te verbergen zijn. Dwing jezelf dus om ze waar te nemen en ze te benoemen dat verhoogt de effectiviteit van je gesprek.
Communicatie tips – nr 4: Geef ruimte aan emotie
Emoties tijdens een gesprek kunnen een grote impact hebben. Geef er ruimte aan en maak ze bespreekbaar. Emoties zijn onder te verdelen in vier basis emoties: blij, bang, boos en bedroefd. Aan elke emotie ligt een gevoel ten grondslag, probeer met het stellen van open vragen te achterhalen welk gevoel dit is. Dit inzicht helpt om de emotie te (her)kaderen en het gesprek verder te brengen doordat de emotie is benoemd. Daarmee willen we je echt niet vragen om een amateur psycholoog te zijn. Kortom, jij kiest zelf hoe ver je hierin wilt gaan.
Let op het gevoel is van de ander en dat mag er zijn. Dus als je niet begrijpt waar de emotie en het gevoel vandaan komen, stel vragen en vul het niet zelf in!
Communicatie tips – nr 5: Kies de juiste omgeving
De omgeving heeft een grote invloed op het gesprek, is er veel afleiding of is de omgeving juist inspirerend. Het meest effectief is een rustige plek waar je ongestoord kan praten en er geen afleiding is. Ook niet van mobiele telefoons of laptops! Daarmee zorg je voor focus op het gesprek en sluit je je even af van de andere prikkels.
Heeft jouw medewerker moeite om af te schakelen, dan kan het ook helpen om het gesprek lopend te laten plaatsvinden. Door de beweging komt er meer zuurstof in de hersenen wat ruimte en rust in het hoofd geeft. Is het een heerlijke zonnige dag, zoek eens een plekje buiten op. Kortom, durf te variëren en kies de plek die het beste past bij de medewerker en de aard van het gesprek.
Communicatie tips – nr 6: Laat OMA thuis
Opinies, Meningen en Aannames
We zijn als mensen snel geneigd om direct onze eigen visie te geven of aannames te maken vaak gebaseerd op onze eigen opvattingen. Probeer een open gesprekshouding aan te nemen, echt open te staan voor wat de ander te vertellen heeft. Je zult merken dat dit bij nieuwe medewerkers een stuk makkelijker is dan bij teamleden met wie je al een stukje historie hebt. Deze eerdere ervaringen neem je toch mee het gesprek in. De eerste stap is je hiervan bewust te zijn en er vervolgens scherp op te zijn dat je zo onbevangen mogelijk het gesprek in gaat. Betrap je jezelf erop dat je toch een aanname maakt of een mening geeft? Geen man overboord, corrigeer het gewoon tijdens het gesprek!
Communicatie tips – nr 7: Wees een OEN
Open, Eerlijk en Nieuwsgierig
Laat jezelf zien in het gesprek, toon openheid en eerlijkheid. Door nieuwsgierigheid te laten zien en open vragen te stellen , toon je interesse in de ander. Jouw nieuwsgierigheid kan ook heel aanstekelijk werken in het gesprek en de ander uitnodigen hetzelfde te doen. Daarmee ontstaat er een geëngageerde dialoog! Wees daarnaast eerlijk in hetgeen je duidelijk wilt maken. Draai er niet omheen, want dit zorgt vaak voor onnodige onduidelijkheid en verwarring. Als je bijvoorbeeld feedback gaat geven, volg dan de 4G methode uit de vorige module om het kort en bondig te houden.
Communicatie tips – nr 8: Maak je niet DIK
Denk In Kwaliteiten
Besteed zowel aandacht aan wat er goed is gegaan (complimenten) als aan de verbeterpunten (feedback). Benadruk iemands kwaliteiten en hoe je vandaar uit verder kunt ontwikkelen. Daarmee geef je het gesprek een positieve flow mee, wat er toe bijdraagt dat iedereen het gesprek met een goed gevoel verlaat.
Communicatie tips – nr 9: Smeer NIVEA
Niet Invullen Voor Een Ander
Niemand kan in het hoofd van een ander kijken en je weet dus nooit met zekerheid wat de ander wil gaan zeggen of ermee bedoelt. We zijn sterk geneigd om onze eigen invulling te geven aan de woorden of het gedrag van een ander. Als iets onduidelijk is, vul dan niet in maar vraag na wat er bedoeld wordt. Het helpt je om je in het gesprek te richten op wat er feitelijk wordt gezegd.
Heel tegenstrijdig misschien, maar soms kun je de ander juist op weg helpen door het wel in te vullen. Bijvoorbeeld als je merkt dat iemand vastloopt in zijn redeneringen en jij denkt verheldering aan te kunnen brengen. Doe het dan wel expliciet en koppel er direct een toetsing aan. Zeg bijvoorbeeld “ik vul het nu voor je in en geef even aan als het niet klopt ….” . Op die manier kun je een vastgelopen gesprek weer open breken zonder dat je de ander tekort doet.
Communicatie tips – nr 10: Denk aan ANNA
Alles Navragen Niets Aannemen
Vraag altijd na of je de ander goed hebt begrepen of jouw interpretatie juist is. Daarmee ligt deze tip in het verlengde van de NIVEA. Dat betekent een hele actieve houding op check, check, dubbel check! Train jezelf in het stellen van vragen als “begrijp ik het goed dat…” of “klopt het als ik zeg…”. Daarmee nodig je de ander uit om jouw aanname te toetsen.
Toepassen van de communicatie tips
Zoals we in de intro van dit artikel al aangaven, is het een kwestie van oefenen om de tips onder de knie te krijgen. Start klein en bouw dan uit. Probeer ze bijvoorbeeld eens bewust na te leven in koetjes en kalfjes gesprek of pas ze toe tijdens een bila gesprek. Succes!
